2018年になり2週間が過ぎました。みなさんスタートダッシュできていますか？
新年を機に手帳を切り替えた方も多くいらっしゃるかと思います。手帳をどのように使うかというのは、成功を手にいれる上でとても大切だと思っています。今日は「PDCA手帳術」をご紹介したいと思いますので、ぜひ2018年の手帳の運用に役立ててください。
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- 作者:谷口 和信
- 出版社:明日香出版社
- 発売日: 2017-11-16
何のために手帳を使うのか
みなさんは何のために手帳を使っていますか？予定を管理するため？著者は手帳を書く理由として以下のように書いています。
「自分の思い通りの1日を過ごすため」そして、それを積み重ねた結果として「欲しい未来を手に入れるため」、つまり「幸せになるため」に書いています。
手帳のコンセプトを決める
手帳を使い始める前に「手帳で何をしたいのか？」「どんな手帳にしたいのか？」、これらのコンセプトを決めておくことで手帳をもっと有効活用できそうですね。
「あとで読み返したくなる手帳にする」
これは、著者があるときに定めたコンセプトです。確かにこういったコンセプトがあると、手帳に記入するときも一定のトーンで書き込んでいけそうですね。
手帳に記入する内容、その順番
個人的にこれはすごく参考になった内容です。
手帳には何でも書き込むのが良いと著者は言います。打ち合わせや会議、接待、懇親会。趣味や勉強会に関すること、コンサートやサッカー観戦、デート、家族との外食など余暇のことも。そして書くのには順番もあると言います。
- 予定
他人とのアポだけでなく、自分だけの予定も書く。 - 結果
作業が終わるごとに書くのがベスト - よかったこと、自分をほめたくなること
自分に厳しい人には特にオススメ - 今日の点数
1-5点でつける - できたこと・成果
なぜできたか、改善策はないか、人に任せられないか、まで書くとなお良い - できなかったこと
なぜできなかったか、どうすればできるのか、まで書く - 前日からの課題と結果、翌日の課題
今日できなかったことが、明日できるようになる - 感情が動いたこと（頭にきたことなど）
事実と考えに分けて書く。受け取り方が間違っていないかも振り返る。 - 明日必ずやること
書いておくことで忘れずに実行できる - 今日やったことで、明日はやめること
成果につながらないムダな行動が減る
週間レフト型がオススメ
時間管理が目的ならバーチカルが有利なようですが、本書のタイトルPDCAを回そうとするなら、左ページがヨコ軸のレフト型がオススメとのことです。
バーチカルの場合は、計画(P)は分かりやすいのですが、行動結果(D)が書けないのと、メモスペースがないので、(C)や(A)も書けないといった難点があります。
ちょうど私は今レフト型を使っているので、今後はDCAも意識して手帳を書いていきたいと思います。
以下は、目次です
第１章 何のために手帳を使うのか？
- 何のために手帳を使うのか
過去の自分の手帳を振り返ってみて - どんな手帳にしたいのか、コンセプトを決める
手帳に名前をつけてみる - 手帳でできることとメリット・デメリット
手帳でできること/手帳のメリット・デメリット - 手帳やメモ・ノートは忘れるために使う
- 頭の中だけで考えない
- 手帳のフォーマットとその特徴
- 手帳でできることと基本的な使い方
第３章 仕事が速くなるタスク管理術
- すべての仕事を把握する
- GTDでタスクと仕事を整理する
- プロジェクトをタスクに分解する方法
- なぜタスクリストだけでは上手くいかないのか？
- 所要時間は、自分で考えた時間の1.5倍を見込む
- 自分締切で余裕を作る
- 締切から逆算してペース配分を決める
- 時間と品質のバランスをとる
- 仕事が速くなるタスクリストの作り方
第４章 仕事が速い人の手帳の使い方【基礎編】
- 手帳の使い方
- 手帳に予定を記入する
- スケジュール管理は１カ所で
- 重要なタスクはスケジュールといっしょに管理する
- ウィークリーの時間軸での管理が必須
- 予定とメモが一覧できる週間レフト型がオススメ
- マンスリーで全体を見て、ウィークリーでタスク管理
- 複数プロジェクトは「ガントチャート」で管理
- 手帳といっしょに使いたい便利グッズ
第５章 仕事が速い人の計画の立て方
- 仕事の速さは段取りで決まる
- スケジュールで最初に決めるのは退社時間
- 仮の予定もどんどんいれる
- 理想的な1日の過ごし方を書いてみる
- ２４時間の使い方を記録する
- 自分だけの時間割を作る
- 優先順位のつけ方
- 小さなタスクはまとめて処理
- 予備の時間（バッファ）を持つ
- 手帳は常に開いて机に置いておく
- それでもやる気がでないときは
第６章 仕事が速い人の改善方法
- 手帳に書くのは予定だけではない
- 行動結果をチェックする
- 自分の時間がどんな内訳か書き出す
- 仕事がはかどる時間帯を知る
- 得意な（疲れていても効率が落ちない）仕事を知る
- 好きで得意な仕事は要注意
- イライラしたこと・感情的になったことを振り返る
- 明日の議題を書く
- 今日の課題ができたかどうか振り返る
- 今日1日の点数をつける
- 毎日・毎週・毎月読み返す
- 振り返る項目は定期的に見直す
- 何のためにライフログをとるのか？
以上、いかがでしたでしょうか。気になる内容があればぜひ本書を手にとってみてください。