『世界のＶＩＰが指名する　執事の手帳・ノート術』を読んで手帳を賢く使う

第1章　仕事の「効率も質も」一気に上がる執事の「ノート術」

著者は、ノートは断然、「手書き」でとることを勧めています。
手書きの理由は３つ。

①情報を理解しやすい

手書きの場合書くスペースに制約があり、その場で瞬時に情報の取捨選択が行われます。
より物事の本質をつかめるのはやはり手書きに限ります。

②相手によい印象を与える

メモを取る姿勢は、真剣さとして相手に伝わります。パソコンだとちょっと事務的なイメージを与えてしまいますね。

③打ち合わせの記憶がよみがえる

筆記跡でその場の心理状態や会議の状況など、思い出しやすいのも手書きの特徴です。

加えて打ち合わせ前に、以下の３行をノートに書いておくと効果的だそうです。
これは私も心がけたいと思いました。
１行目に書くのは「ゴール」。その打ち合わせで何を話し、何を決めるのか、という自分なりの目標です。
２行目に書くのは「次のアクション」。その打ち合わせを受けて生じる可能性のあるタスクを先回りして予測を立てておきます。
3行目に書くのは「締め切り」。これは2行目の「次のアクション」を、いつまでに終わらせればいいか、あらかじめ目処を立てておくということです。

打ち合わせ前にゴールを決めておけば、ノートに書きとる内容も自然と取捨選択されそうですね。それから次のアクションを予測しておくことで、会議の進行をコントロールしやすくなるというメリットもありそうです。書きとることは「ゴールに直結すること」だけと決めておくことで無駄を省くことができます。「ノートは文字量が少ないほど質が高くなる」と著者は言います。１度の打ち合わせにつき、ノート1枚というような制約を設けるやり方も紹介されていました。私の場合はバイブルサイズのシステム手帳を使っているので、制約のかけ方は少し考えないといけませんが、ダラダラととったノートに限って、後で見返すと何これ・・？ということはよくあるので、書きとる内容をそぎ落とす努力を今後はしていきたいです。

またもう一つの工夫として、打ち合わせ後の作業として、ゴールに関係しそうな箇所に赤ペンを入れていくというやり方です。会議中は黒のみで書き取り、後で赤を足すことで時系列が整理されます。